Noua procedură REGES-ONLINE pentru evidența salariaților
Ministerul Muncii a publicat în Monitorul Oficial Ordinul nr. 1107/2025, care aprobă noua procedură de acces, completare, transmitere și interogare a datelor în/din Registrul General de Evidență a Salariaților – REGES-ONLINE. Acest ordin marchează o etapă importantă în digitalizarea relațiilor de muncă și înlocuiește parțial vechile reglementări din Ordinul nr. 1918/2011.
Cine are obligația de a utiliza REGES-ONLINE?
Sunt vizați toți angajatorii care încheie contracte individuale de muncă:
- Persoane fizice sau juridice de drept privat;
- Instituții și autorități publice;
- Misiuni diplomatice și reprezentanțe străine care angajează personal local.
Unitățile fără personalitate juridică, precum sucursale sau puncte de lucru, pot înființa propriul registru REGES-ONLINE doar dacă au primit delegare de competență pentru încheierea și gestionarea contractelor individuale de muncă, precum și pentru completarea și transmiterea datelor în registru.
Cum se completează și transmite Registrul?
Completarea și transmiterea datelor se face:
- prin portalul reges.inspectiamuncii.ro;
- sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal.
Înscrierea în sistem se face doar de către persoana obligată, adică angajatorul. Angajatorii pot desemna unul sau mai mulți salariați pentru gestionarea Registrului sau pot externaliza acest serviciu către prestatori autorizați. În acest caz, este obligatorie înregistrarea contractului de prestări servicii în platformă, în termen de 3 zile lucrătoare de la semnare/încetare. Angajatorul trebuie să completeze în platformă, în secțiunea „Delegare”, informații precum CUI/CIF și denumirea prestatorului, data încheierii și durata contractului de prestări servicii, precum și data încetării acestuia.
Termenul-limită pentru înregistrarea datelor este ziua anterioară începerii activității de către primul salariat.
Răspunderea pentru completarea, transmiterea şi corectitudinea datelor transmise în Registru revine în exclusivitate angajatorului.
Accesul la aplicație
Pentru salariați:
- Prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID
- Prin utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024
- Prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului de la inspectoratul teritorial de muncă, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate
Pentru angajatori:
- Prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID
- Prin utilizarea unui certificat digital calificat, conform Legii nr. 214/2024
- Prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului de la inspectoratul teritorial de muncă, valabilă până la obținerea accesului conform metodelor de mai sus, dar nu mai mult de 30 de zile
Autorizarea accesului se face automat pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la Oficiul Național al Registrului Comerțului. Pentru ceilalți, este necesară încărcarea în portal a unor documente semnate digital care atestă calitatea de reprezentant legal sau împuternicit.
Autorizarea accesului
Autorizarea se face automat pentru angajatorii înregistrați la ONRC, iar pentru ceilalți, prin încărcarea în platformă a documentelor justificative semnate digital (acte constitutive, împuterniciri, certificate de înregistrare etc.). ITM poate respinge cererile neconforme în termen de 3 zile lucrătoare.
Datele declarate în REGES-ONLINE
a) datele de identificare ale angajatorului;
b) datele de identificare ale salariaţilor;
c) pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;
d) data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii;
e) funcţia/ocupaţia;
f) tipul contractului individual de muncă;
g) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
h) locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
i) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
j) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
k) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;
l) data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii;
m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
n) data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care
urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
o) data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
p) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă;
q) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.
Termenele de declarare
Transmiterea inițială a datelor în Registrul General de Evidență a Salariaților (REGES):
1. Înregistrarea raportului de muncă (lit. a–k): – se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii activității.
2. Transferul salariatului (lit. l): – se transmite în termen de 5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv data preluării prin transfer.
3. Detașare internă (lit. m): – se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii sau încetării detașării.
4. Detașare internațională (lit. n–o): – se transmite cel târziu în ziua anterioară începerii sau încetării detașării în alt stat.
5. Suspendarea contractului (lit. p): – se transmite cel târziu în ziua anterioară datei suspendării sau încetării suspendării.
⚠️ Excepții: în cazul certificatelor medicale, absențelor nemotivate sau forței majore, transmiterea se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator.
6. Încetarea CIM (lit. q): – se transmite cel târziu la data încetării contractului sau la data luării la cunoștință a evenimentului care a determinat încetarea.
Transmiterea modificărilor ulterioare în REGES:
1. Modificări ale datelor de identificare angajat (lit. a): – se transmit în termen de 3 zile lucrătoare de la data modificării.
2. Modificări privind tipul contractului, durata, funcția (lit. b–c): – se transmit în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării documentului.
3. Modificări privind salariul, sporuri, program de lucru (lit. e–i): – se transmit cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
⚠️ Excepție: dacă modificarea rezultă dintr-o hotărâre judecătorească, termenul este de 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.
4. Modificări privind contractele cu timp parțial (lit. j): – se transmit în termen de 20 zile lucrătoare de la producerea modificării.
⚠️ Excepție: dacă este în baza unei hotărâri judecătorești, termenul este de 10 zile lucrătoare de la luarea la cunoștință.
5. Modificări ale perioadei de detașare (lit. m–o): – se transmit cel târziu în ziua anterioară producerii modificării.
Angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către primul salariat.
În cazul în care angajatorul și lucrătorul au avut posibilitatea și au optat pentru utilizarea semnăturii electronice la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului de muncă, dosarul personal al salariatului va fi întocmit în format electronic. În acest fel, noul sistem informatic de evidență a salariaților, REGES-ONLINE va oferi acces securizat angajaților pentru verificarea propriului istoric profesional și descărcarea extraselor oficiale, simplificând dovedirea vechimii în muncă și obținerea documentelor necesare.
Nerespectarea termenelor de mai sus sau completarea eronata a datelor menționate constituie contravenții și se sancționează cu amenzi, valoarea lor diferind în funcție de faptă.
Obținerea extraselor din Registru
Salariații își pot consulta datele din REGES-ONLINE:
- Online, prin aplicația web sau mobilă „Salariat”;
- De la angajator;
- De la ITM sau de la Info Kiosk-ul aflat la sediul inspectoratului.
Perioada de tranziție de la Revisal la REGES-ONLINE
Angajatorii au obligația de a solicita accesul în REGES-ONLINE în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG. 295/2025, adică începând cu 31.03.2025. În acest interval, trebuie completate și transmise toate elementele contractelor individuale de muncă active care nu se regăsesc în sistemul informatic anterior (Revisal).
După această perioadă, transmiterea datelor prin fișiere generate din aplicația Revisal nu va mai fi permisă, iar operațiunile de eliberare a numelui de utilizator și parolei pentru transmiterea acestor fișiere vor fi sistate.
Neîndeplinirea la timp a obligației de înregistrare în sistem va fi considerată contravenție și sancționată cu amenzi între 15.000 și 20.000 lei. Totodată, o tranziție incompletă la noul sistem le poate aduce angajatorilor amenzi între 5.000 și 10.000 de lei.
Ordinul 1107/2025 abrogă vechiul Ordin nr. 1918/2011, cu excepția unor prevederi care rămân în vigoare încă 6 luni de la publicarea Hotărârii de Guvern nr. 295/2025.
Pentru mai multe informații și acces la platformă, vizitați reges.inspectiamuncii.ro.
Material scris de Valentin Alangiu, Accounting & Tax Partner – Nowium Tax&Finance
Accesați alte materiale informative Nowium în secțiunea Noutăți.
Ai o urgență fiscală sau vrei să afli cum te putem sprijini?
Spune-ne în mesaj și revenim în scurt timp cu un răspuns.